Jak skutecznie zabezpieczyć interesy firmy w umowie z freelancerem?
Współpraca z freelancerami to dziś codzienność w biznesie — od marketingu, przez IT, po copywriting. Outsourcing zadań pozwala firmom obniżyć koszty i zyskać elastyczność, ale niesie też ryzyka: brak terminowości, spory o prawa autorskie, czy ujawnienie poufnych informacji. Dlatego dobrze skonstruowana umowa z freelancerem to nie formalność, lecz kluczowe narzędzie ochrony interesów Twojej firmy. W tym poradniku pokażemy, jak ją przygotować zgodnie z prawem i praktyką biznesową.
Kiedy warto podpisać umowę z freelancerem zamiast umowy o pracę?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy zlecać zadania w formie umowy B2B, zlecenia czy o dzieło. Wybór odpowiedniej formy zależy od charakteru współpracy:
Umowa o pracę sprawdzi się, gdy zleceniobiorca działa pod kierownictwem, w określonym czasie i miejscu.
Umowa z freelancerem (B2B lub zlecenie/o dzieło) będzie lepsza, gdy liczy się rezultat, a wykonawca działa samodzielnie, ponosząc odpowiedzialność za efekt.
Zawarcie umowy z freelancerem jest szczególnie korzystne, gdy:
chcesz uniknąć kosztów i obowiązków pracodawcy,
potrzebujesz specjalisty do konkretnego projektu,
zależy Ci na szybkiej realizacji i elastyczności.
Pamiętaj jednak, że relacja nie może mieć cech stosunku pracy (art. 22 §1¹ Kodeksu pracy). Inaczej może zostać uznana przez ZUS lub sąd za pozorne samozatrudnienie.
💡 Zobacz też: jeśli zastanawiasz się nad wyborem formy współpracy, przeczytaj nasz wpis „Jak zawrzeć dobrą umowę B2B? Praktyczny przewodnik dla firm”, gdzie omawiamy różnice między umową B2B, zleceniem i o dzieło.
Kluczowe elementy umowy z freelancerem
Dobrze napisana umowa z freelancerem to fundament bezpiecznej współpracy. Poniżej omawiamy najważniejsze elementy, które powinny się w niej znaleźć.
Przedmiot umowy i rezultaty
Określ dokładnie, co ma powstać – opis projektu, jego zakres, etapy, oczekiwane rezultaty i kryteria odbioru. Niejasne sformułowania to zaproszenie do konfliktu.
Warto użyć załączników, np.:
briefu projektowego,
harmonogramu prac,
specyfikacji technicznej.
Jeśli współpraca jest stała, dodaj zapis o rozliczeniu cyklicznym i możliwości rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
📘 Powiązany artykuł: Sprawdź też nasz poradnik „Co robić, gdy kontrahent nie dotrzymuje umowy?” – dowiesz się, jak egzekwować swoje prawa, gdy freelancer opóźnia się z realizacją projektu.
Termin i warunki zapłaty
Ustal konkretny termin wykonania oraz sposób odbioru dzieła lub zlecenia.
W części finansowej uwzględnij:
kwotę brutto/netto (w zależności od statusu B2B lub zlecenia),
termin płatności (np. 14 dni od przyjęcia pracy),
warunki zaliczki lub płatności etapowych,
kary umowne za opóźnienia.
Warto też przewidzieć możliwość wstrzymania płatności w przypadku wadliwego wykonania.
💰 Wskazówka: jeśli potrzebujesz praktycznego narzędzia do odzyskiwania należności, przeczytaj nasz wpis „Jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty? Poradnik B2B”.
Przeniesienie praw autorskich
To jeden z kluczowych punktów umowy z freelancerem – szczególnie przy projektach kreatywnych (grafika, tekst, oprogramowanie, materiały marketingowe).
Zgodnie z ustawą o prawie autorskim (art. 41–43), przeniesienie praw wymaga formy pisemnej i określenia pól eksploatacji, np.:
publikacja w internecie,
wykorzystanie w materiałach reklamowych,
modyfikacja i adaptacja.
Jeśli chcesz mieć pełnię praw, dopisz:
„Z chwilą zapłaty wynagrodzenia wykonawca przenosi na zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do utworu.”
Nie zapomnij też o autorskich prawach osobistych – freelancer nie może ich zrzec się, ale może zobowiązać się do nieegzekwowania ich wobec Twojej firmy.
🔒 Zobacz też: jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o ochronie własności intelektualnej w biznesie, sprawdź wpis „Rejestracja znaku towarowego – co warto wiedzieć”.
Klauzule NDA i zakaz konkurencji
Warto zabezpieczyć się przed ujawnieniem informacji biznesowych. Klauzula NDA (Non-Disclosure Agreement) powinna obejmować:
definicję informacji poufnych,
okres obowiązywania tajemnicy (np. 2–3 lata po zakończeniu umowy),
sankcje za naruszenie poufności.
Dodatkowo, w projektach strategicznych rozważ zakaz konkurencji – z ograniczonym zakresem (branża, czas, terytorium). Takie zapisy są zgodne z zasadą swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego.
📖 Więcej o tym temacie: przeczytaj wpis „Tajemnica Przedsiębiorstwa vs. NDA – co naprawdę chroni Twój kluczowy know-how?”.
Najczęstsze błędy przy współpracy z freelancerami
Z naszego doświadczenia w obsłudze prawnej firm wynika, że przedsiębiorcy często popełniają powtarzalne błędy:
Brak pisemnej umowy – ustalenia „na mailu” lub przez komunikator to zbyt mało.
Nieuregulowane prawa autorskie – powoduje, że firma nie ma praw do wykorzystania efektów pracy.
Brak NDA – ryzyko ujawnienia know-how lub danych klientów.
Niejasne warunki rozliczeń – spory o faktury, stawki godzinowe, opóźnienia.
Brak kar umownych – utrudnia dochodzenie roszczeń za nienależyte wykonanie.
Więcej o tym, jak unikać błędów w kontraktach, przeczytasz w naszym artykule:
👉 „4 groźne pułapki w umowach i to jak można ich uniknąć”.
Wzór umowy vs. indywidualne dopasowanie – co wybrać?
W internecie znajdziesz wiele darmowych wzorów, ale rzadko kiedy uwzględniają one specyfikę Twojego biznesu. Warto potraktować je jako punkt wyjścia, a nie gotowe rozwiązanie.
Kiedy wystarczy wzór:
przy prostych, jednorazowych zleceniach,
gdy nie występują prawa autorskie ani poufne dane.
Kiedy potrzebna jest umowa szyta na miarę:
przy długofalowej współpracy,
przy projektach z własnością intelektualną,
gdy w grę wchodzą dane osobowe lub wysokie kwoty.
W ramach subskrypcji Firmowy Prawnik możesz:
wygenerować umowę samodzielnie na platformie Legal Torch,
zlecić jej weryfikację lub przygotowanie przez prawnika,
otrzymać poradę prawną online w 24h.
To rozwiązanie, które łączy bezpieczeństwo prawne z elastycznością freelancingu.
📚 Uzupełniająco: zobacz też artykuł „7 sytuacji, kiedy warto mieć prawnika od ręki – czyli prawo w firmie bez czekania”, który pokazuje, jak stała obsługa prawna pozwala uniknąć problemów jeszcze przed ich powstaniem.
Podsumowanie
Dobrze skonstruowana umowa z freelancerem chroni Twoją firmę przed sporami, stratami i ryzykiem naruszenia poufności. Ustal jasno, czego oczekujesz, określ prawa autorskie i zadbaj o NDA – to inwestycja, która szybko się zwraca.
Chcesz mieć pewność, że Twoje umowy są zgodne z prawem i skutecznie zabezpieczają interesy firmy?
👉 Skontaktuj się z nami i sprawdź ofertę subskrypcyjnej obsługi prawnej dla firm.
Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja prawna wymaga indywidualnej analizy. W celu uzyskania wiążącej porady prawnej, skontaktuj się z profesjonalnym prawnikiem.
