Jak zawrzeć dobrą umowę B2B? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców
Masz firmę. Realizujesz zlecenia, delegujesz zadania, szukasz wykonawców. Współpraca B2B to dla Ciebie codzienność. Ale czy Twoje umowy rzeczywiście chronią Twoje interesy?
Wyobraź sobie, że zlecasz freelancerowi stworzenie strony internetowej. Początek – idealny. Po dwóch miesiącach: opóźnienia, nieporozumienia, brak kontaktu. Kiedy próbujesz zakończyć współpracę i odzyskać zaliczkę, okazuje się, że umowa nic na ten temat nie mówi.
Brzmi znajomo? Jeśli tak – ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.
Umowa B2B to nie formalność – to Twoje ubezpieczenie
Wielu przedsiębiorców myśli, że skoro współpracują z inną firmą, a nie osobą fizyczną, to wszystko można „dogadać”. Nic bardziej mylnego. Współpraca B2B podlega przepisom kodeksu cywilnego, a niedoprecyzowana umowa może być równie niebezpieczna jak jej całkowity brak.
Kogo dotyczy, kto podpisuje – czyli strony umowy
W jednej z firm, z którymi współpracowaliśmy, zleceniodawca podpisał umowę z osobą, która… nie miała upoważnienia do reprezentowania drugiej strony. W razie sporu – dokument był bezużyteczny.
Dlatego zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że masz poprawne dane obu stron: pełną nazwę firmy, numer NIP i KRS lub CEIDG, dane reprezentanta i adres siedziby. Lepiej poświęcić 5 minut na sprawdzenie w rejestrze niż 5 miesięcy na proces.
Zakres usług – gdzie kończy się elastyczność, a zaczynają problemy?
Zlecając „obsługę social mediów”, możesz mieć na myśli prowadzenie profilu na Facebooku z 5 postami tygodniowo i miesięczną analizą wyników. Wykonawca może zrozumieć to jako dwa wpisy w miesiącu. Kto ma rację?
Diabeł tkwi w szczegółach. Im bardziej szczegółowo opiszesz, co ma być wykonane, w jakim terminie i w jakiej formie, tym mniej ryzykujesz. Nie bój się konkretnych zapisów – to nie przejaw braku zaufania, ale zdrowego rozsądku.
Ile, kiedy i za co – czyli o pieniądzach w umowie
Często słyszymy: „Wystawi fakturę, to zapłacę”. A potem pojawia się pytanie – „a co, jeśli nie wystawi?”. Albo – „czy mam prawo zażądać zaliczki?”.
Dobra umowa B2B powinna jasno określać:
model rozliczenia – stawka ryczałtowa, godzinowa, etapowa?
sposób potwierdzania wykonania prac – raport, protokół, inna forma?
termin płatności – 7, 14, 30 dni? Od kiedy liczony?
zasady naliczania odsetek i ewentualne kary umowne.
To nie tylko zabezpieczenie finansowe. To także sposób na uniknięcie niezręcznych sytuacji i konfliktów.
A co, jeśli coś pójdzie nie tak?
Niedawno trafił do nas przedsiębiorca, który zapłacił wykonawcy za aplikację mobilną. Produkt nie działał, termin minął, ale umowa nie przewidywała żadnej odpowiedzialności. Sprawa skończyła się procesem.
Każda dobra umowa B2B powinna zawierać zapis, co dzieje się w razie opóźnień, błędów lub niewykonania usług. Można ograniczyć odpowiedzialność, wyłączyć ją za utracone korzyści, ale trzeba to zrobić świadomie. I koniecznie na piśmie.
Tajemnice firmy i prawa autorskie – kto ma prawa do efektów pracy?
Współpraca z zewnętrznym grafikiem czy programistą wiąże się z przekazywaniem informacji wewnętrznych, baz danych, procesów. Czy Twoja firma jest wtedy bezpieczna?
Tylko jeśli podpisaliście:
klauzulę poufności (NDA),
jasny zapis, kto zachowuje prawa autorskie i czy są one przenoszone, czy tylko licencjonowane,
precyzyjne określenie: zakres, czas, cel i terytorium wykorzystania.
Nie wiesz, jak to ująć w umowie? Właśnie po to są prawnicy.
Rozstania bez dramatu – wypowiedzenie i rozwiązanie umowy
Zdarza się, że współpraca przestaje działać. Nie ma chemii, nie ma efektów – chcesz się rozstać. Czy wiesz, jak to zrobić?
Umowa B2B powinna przewidywać:
w jakim trybie można ją rozwiązać (wypowiedzenie, rozwiązanie z winy),
z jakim okresem wypowiedzenia,
co dzieje się z niedokończonymi pracami i płatnościami.
Najlepsze umowy to takie, które nie tylko dobrze się zaczynają, ale też kończą się bez szkód dla żadnej ze stron.
Postanowienia końcowe – te „drobiazgi”, które decydują o wszystkim
„To tylko formalność” – mówimy o klauzulach końcowych. A potem okazuje się, że... nie wiadomo, który sąd jest właściwy albo czy można wypowiedzieć umowę e-mailem.
Zadbaj o:
klauzulę właściwości sądu,
zasady zmiany umowy (forma: e-mail? podpis elektroniczny?),
listę załączników (briefy, harmonogramy, wyceny).
To szczegóły, ale właśnie one decydują o tym, kto wygrywa spór.
👉 Przeczytaj też nasz artykuł dot. najgroźniejszych pułapek dla przedsiębiorców: 4 najgroźniejsze pułapki w umowach – sprawdź, jak ich unikać
Jak Firmowy Prawnik może Ci w tym pomóc?
W ramach subskrypcji w Firmowy Prawnik oferujemy:
dostęp do Legal Torch – kreatora umów online,
analizę Twojej umowy B2B przez prawnika przygotowane w generatorze,
stworzenie umowy „szytej na miarę” Twojej branży,
możliwość stałej konsultacji prawnej bez limitów godzin.
Podsumowanie
W świecie B2B dobra umowa to nie luksus – to warunek zdrowej, bezpiecznej i skutecznej współpracy. Niezależnie od tego, czy jesteś zlecającym, czy wykonawcą, warto poświęcić czas (i kilka złotych) na konsultację prawną – zamiast ryzykować długie miesiące problemów.
Nie masz pewności, czy Twoja umowa B2B Cię chroni?
Sprawdź naszą ofertę abonamentu prawnego dla firm.
👉 Skorzystaj z konsultacji z prawnikiem i śpij spokojnie
Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja prawna wymaga indywidualnej analizy. Skonsultuj się z prawnikiem przed podpisaniem umowy.
