Wstęp

Nieterminowe płatności od kontrahentów to codzienność wielu przedsiębiorców. Zanim jednak zdecydujesz się na kosztowne postępowanie sądowe, warto skorzystać z prostego, ale skutecznego narzędzia, jakim jest wezwanie do zapłaty. Odpowiednio przygotowane pismo może zmotywować dłużnika do uregulowania należności, a jednocześnie stanowić dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym.  

Czym jest wezwanie do zapłaty? 

Wezwanie do zapłaty to formalne pismo, w którym wierzyciel wzywa dłużnika do uregulowania zaległej płatności w określonym terminie. Jest to pierwszy krok w tzw. miękkiej windykacji, mający na celu polubowne rozwiązanie sprawy bez angażowania sądu.  

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty? 

Nie ma sztywno określonego terminu, kiedy należy wysłać wezwanie do zapłaty. Zazwyczaj jest to po upływie terminu płatności faktury lub innego zobowiązania. Warto jednak nie zwlekać zbyt długo – im szybciej zareagujesz, tym większe szanse na odzyskanie należności.  

Co powinno zawierać skuteczne wezwanie do zapłaty? 

Aby wezwanie było skuteczne i mogło stanowić dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym, powinno zawierać następujące elementy: 

• Data i miejsce sporządzenia pisma – umożliwia ustalenie terminu doręczenia. 

• Dane wierzyciela i dłużnika – pełna nazwa firmy, adres, NIP.  

• Podstawa roszczenia – np. numer i data faktury, umowa, zamówienie.  

• Kwota zadłużenia – dokładna suma wraz z ewentualnymi odsetkami.  

• Termin zapłaty – określ, do kiedy oczekujesz uregulowania należności (np. 7 dni od daty otrzymania pisma). 

• Numer rachunku bankowego – na który należy dokonać płatności.  

• Informacja o konsekwencjach braku zapłaty – np. skierowanie sprawy do sądu, wpis do rejestru dłużników.  

• Podpis osoby uprawnionej – najlepiej z pieczątką firmową. 

Wskazówki dotyczące formy i tonu pisma: 

• Język: oficjalny, rzeczowy i stanowczy. Unikaj emocjonalnych sformułowań. 

• Wygląd: czytelny układ, ewentualne wyróżnienia (np. pogrubienie najważniejszych informacji). 

• Forma doręczenia: najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub e-mailem z potwierdzeniem przeczytania.  

Co dalej, jeśli dłużnik nie reaguje? 

Jeśli po wysłaniu wezwania do zapłaty dłużnik nie ureguluje należności, możesz:  

• Wysłać ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty – z informacją o skierowaniu sprawy do sądu w przypadku braku reakcji.  

• Skorzystać z usług firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej.  

• Złożyć pozew do sądu – pamiętaj, że wcześniejsze wezwanie do zapłaty może być wymagane jako dowód podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu.  

Podsumowanie 

Wezwanie do zapłaty to skuteczne narzędzie w dochodzeniu należności. Odpowiednio przygotowane i wysłane pismo może skłonić dłużnika do uregulowania zobowiązania bez konieczności angażowania sądu. Pamiętaj jednak, aby zachować profesjonalizm i dbać o formalności – to zwiększy Twoje szanse na odzyskanie należności i zabezpieczy interesy Twojej firmy