Wstęp

W dobie pracy zdalnej, mobilności i nowych technologii przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po różne formy monitoringu – od kamer w biurze, przez systemy GPS w służbowych autach, aż po podgląd aktywności na komputerze i skrzynce e-mail. Choć przepisy dają pracodawcy pewien zakres uprawnień w tym zakresie, każde działanie kontrolne musi być zgodne z Kodeksem pracy oraz przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). W artykule wyjaśniamy, kiedy monitoring pracownika jest legalny, jak go wdrożyć i czego absolutnie robić nie wolno.

Monitoring wizyjny (kamery) 

Kodeks pracy dopuszcza stosowanie monitoringu wizyjnego, ale pod kilkoma warunkami: Celem musi być ochrona mienia, kontrola produkcji, bezpieczeństwo pracowników lub zachowanie w tajemnicy informacji (np. technologicznych). Kamery nie mogą być instalowane w miejscach naruszających godność pracownika – takich jak toalety, szatnie, pomieszczenia socjalne czy palarnie. Monitoring musi zostać uwzględniony w regulaminie pracy, a pracownicy muszą być poinformowani o jego wdrożeniu co najmniej 2 tygodnie wcześniej. Informacje o monitoringu należy umieścić także na oznaczeniach w pomieszczeniach objętych kamerami (np. tabliczka „obiekt monitorowany”). Dane z monitoringu można przechowywać maksymalnie 3 miesiące, chyba że są dowodem w postępowaniu – wtedy do jego zakończenia. 

Monitoring poczty elektronicznej i aktywności w systemie 

Monitoring służbowej poczty e-mail oraz aktywności pracownika na komputerze jest dopuszczalny, ale również wymaga spełnienia określonych warunków: Pracodawca nie może naruszać prywatności pracownika – monitoring może dotyczyć wyłącznie maili służbowych i sprzętu należącego do pracodawcy. Nie wolno odczytywać prywatnych wiadomości pracownika (nawet jeśli wysłał je z firmowego adresu), o ile nie ma poważnego powodu prawnego. Cel monitoringu musi być jasno określony i proporcjonalny (np. ochrona interesu firmy, zapobieganie wyciekom danych). Należy: zawrzeć stosowne zapisy w regulaminie pracy lub umowie, poinformować pracowników o zakresie i celu monitoringu, zachować szczególną ostrożność w przetwarzaniu danych z monitoringu.  

Monitoring lokalizacji GPS 

Coraz więcej firm korzysta z GPS w samochodach służbowych lub telefonach służbowych pracowników. To również forma monitoringu, która: jest legalna, o ile jej celem jest np. rozliczanie czasu pracy kierowcy, optymalizacja tras czy bezpieczeństwo transportu, musi zostać uzasadniona i ograniczona do czasu pracy – nie można śledzić pracownika w czasie prywatnym (np. po zakończeniu zmiany), wymaga poinformowania pracownika o stosowaniu lokalizacji. Dobrą praktyką jest wdrożenie wewnętrznej polityki używania urządzeń GPS i ograniczenie danych, jakie są gromadzone. 

Obowiązki pracodawcy przy wdrażaniu monitoringu 

Zanim firma wdroży jakikolwiek rodzaj monitoringu, musi: 

✅ Określić cel i zakres monitoringu 

✅ Zbadać, czy jest to proporcjonalne względem potrzeb firmy 

✅ Poinformować pracowników na piśmie, z odpowiednim wyprzedzeniem 

✅ Uregulować monitoring w regulaminie pracy lub polityce wewnętrznej 

✅ Oznaczyć miejsca monitorowane (w przypadku kamer) 

✅ Zabezpieczyć dane zgodnie z przepisami RODO 

Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować: karami ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych (nawet do 20 mln euro lub 4% obrotu), roszczeniami od pracowników, utratą reputacji i zaufania.  

Czego nie wolno? 

❌ Nie wolno monitorować pracownika bez wiedzy i zgody 

❌ Nie wolno nagrywać dźwięku w biurze bez wyjątkowych powodów 

❌ Nie wolno analizować treści prywatnych wiadomości bez uzasadnienia 

❌ Nie wolno śledzić lokalizacji pracownika po godzinach pracy 

Podsumowanie 

Monitoring w firmie może być legalnym i użytecznym narzędziem zarządzania, ale tylko wtedy, gdy jest stosowany z poszanowaniem prywatności pracowników i zgodnie z przepisami prawa. Najważniejsze jest zachowanie równowagi między interesem firmy a ochroną praw pracowników. 

Zanim zdecydujesz się na jakąkolwiek formę nadzoru, warto skonsultować się z prawnikiem i przygotować odpowiednią dokumentację.