Czy możesz monitorować pracownika? Przewodnik dla firm
Wyobraź sobie taką sytuację: Twój pracownik od tygodni pracuje zdalnie. Wydajność spada, czas reakcji się wydłuża, a Ty zaczynasz się zastanawiać – czy on naprawdę pracuje, czy tylko udaje obecność online? Z drugiej strony – nie chcesz naruszyć jego prywatności. W końcu nie jesteście w Big Brotherze, tylko w firmie, która działa zgodnie z prawem.
Właśnie w takich momentach przedsiębiorcy zadają sobie pytanie: czy mogę legalnie monitorować swoich pracowników – ich lokalizację, e-maile, czy aktywność online? W tym artykule odpowiadamy na to pytanie – w sposób praktyczny, przystępny i oparty na aktualnym stanie prawnym.
Jakie formy monitorowania są dozwolone – i kiedy stają się ryzykowne?
Kamery w firmie: kiedy chronią, a kiedy naruszają prywatność?
📌 Przykład z życia: Jeden z naszych klientów zainstalował kamery w przestrzeni biurowej bez poinformowania zespołu. Jeden z pracowników złożył skargę do UODO. Efekt? Postępowanie, stres, konieczność usunięcia sprzętu i... utrata zaufania w zespole.
Co mówi prawo?
Zgodnie z art. 22² Kodeksu pracy, monitoring wizyjny jest dozwolony tylko wtedy, gdy:
służy bezpieczeństwu, ochronie mienia, kontroli produkcji lub zachowaniu tajemnicy,
nie narusza godności – kamery nie mogą być w toaletach, szatniach, czy palarniach,
został odpowiednio uregulowany i ogłoszony co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem.
🎯 Dobra praktyka: Umieść widoczne oznaczenia typu „obiekt monitorowany” i przechowuj nagrania nie dłużej niż 3 miesiące (chyba że to dowód w postępowaniu).
Przeglądanie poczty e-mail: gdzie leży granica?
Wyobraź sobie, że odkrywasz, iż Twój pracownik używa firmowej skrzynki do wysyłania CV do konkurencji. Czy możesz to sprawdzić?
Tak, ale... Zgodnie z przepisami, pracodawca:
może kontrolować tylko służbowe konta i dane,
musi unikać przeglądania prywatnych wiadomości (nawet jeśli są na firmowej skrzynce),
powinien jasno określić cel monitoringu – np. ochrona danych, zapobieganie nadużyciom.
🛡 Uwaga: Wszelkie zapisy dotyczące e-mailowego monitoringu powinny znaleźć się w regulaminie pracy lub polityce IT.
GPS w samochodzie służbowym – czy możesz śledzić pracownika?
🚚 Przykład: Firma logistyczna chciała śledzić kierowców także po godzinach – „bo samochód to firmowe mienie”. Niestety, to naruszenie prawa.
Monitoring GPS jest legalny tylko wtedy, gdy:
ma jasno określony cel (np. logistyka, bezpieczeństwo),
dotyczy wyłącznie czasu pracy,
pracownik został o nim poinformowany z wyprzedzeniem.
🎯 Dobrą praktyką jest wdrożenie polityki używania GPS, która precyzuje zakres i godziny śledzenia.
Monitoring zgodny z prawem – jak to zrobić krok po kroku?
Zamiast kolejnej listy „musisz, należy, nie wolno”, wyobraźmy sobie, że wdrażasz monitoring w firmie. Co musisz zrobić, żeby działać zgodnie z przepisami i uniknąć błędów?
1. Przemyśl powód
Zadaj sobie pytanie: Dlaczego chcę monitorować pracowników?
Odpowiedź typu „bo inni tak robią” nie wystarczy. Prawo wymaga, by monitoring miał konkretny, uzasadniony cel – np. bezpieczeństwo danych, ochrona sprzętu, organizacja pracy.
2. Określ zakres i proporcjonalność
Nie możesz śledzić wszystkiego i wszystkich „na wszelki wypadek”. Monitoring musi być:
ograniczony czasowo i funkcjonalnie,
proporcjonalny do celu (np. lokalizacja tylko w godzinach pracy).
3. Poinformuj pracowników
To nie tylko kwestia kultury organizacyjnej – to wymóg prawa. Poinformuj z wyprzedzeniem, najlepiej na piśmie. Możesz wykorzystać do tego:
regulamin pracy,
politykę prywatności,
wewnętrzne komunikaty.
4. Stwórz dokumentację
Twoja firma powinna mieć:
regulamin z zapisami o monitoringu,
klauzule informacyjne zgodne z RODO,
rejestr czynności przetwarzania danych.
5. Zadbaj o ochronę danych
Dane z monitoringu to dane osobowe. Ich przetwarzanie musi być zgodne z RODO:
dostęp tylko dla upoważnionych osób,
ograniczony czas przechowywania,
zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.
Pomagamy firmom monitorować zgodnie z prawem
W Firmowy Prawnik wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie:
przygotowujemy dokumentację do monitoringu (regulaminy, polityki, klauzule),
analizujemy zgodność z RODO i Kodeksem pracy,
pomagamy w razie skargi pracownika lub kontroli z UODO.
👉 Sprawdź też nasz artykuł dotyczący prawidłowego stosowania RODO w ramach prowadzonej działalności gospodarczej: RODO w praktyce – jak zapewnić zgodność z przepisami w codziennej działalności firmy?
Podsumowanie
Monitoring pracowników to temat, który łączy prawo, technologię i relacje międzyludzkie. Możesz z niego korzystać, ale tylko odpowiedzialnie i zgodnie z przepisami. Pracownicy nie są przeciwnikami – są partnerami w budowaniu bezpiecznego środowiska pracy.
Chcesz mieć pewność, że monitoring w Twojej firmie nie łamie prawa?
Skorzystaj z abonamentu prawnego w Firmowy Prawnik – przygotujemy dla Ciebie wszystko, od A do Z. 👉 Zobacz, jak działa nasza subskrypcja
Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.
