RODO dla e-commerce – co musi zawierać Twoja polityka prywatności? 

Polityka prywatności to jeden z tych dokumentów, o których wielu właścicieli sklepów internetowych przypomina sobie dopiero w momencie kontroli lub skargi klienta. Tymczasem to absolutna podstawa działania zgodnie z RODO. Jeśli zbierasz dane – a robi to każdy e-commerce – musisz jasno i zrozumiale informować, jak je przetwarzasz. Co więcej, Twoja polityka prywatności nie może być jedynie kopią wzoru z internetu. W tym artykule pokażemy Ci, co musi zawierać skuteczna i zgodna z prawem polityka prywatności oraz kiedy i jak ją aktualizować. 

RODO a dane klientów w sklepie internetowym 

Zbierasz adresy e-mail do newslettera? Pozwalasz klientowi założyć konto? Korzystasz z Google Analytics, czatu na stronie albo płatności online? To oznacza, że przetwarzasz dane osobowe. 

Zgodnie z RODO, każdy administrator – czyli w tym przypadku Twój sklep – musi: 

• określić cele przetwarzania danych (np. realizacja zamówienia, cele marketingowe), 

• wskazać podstawy prawne (np. zgoda, wykonanie umowy), 

• umożliwić klientowi realizację jego praw (np. prawo do usunięcia danych), 

• poinformować, kto jeszcze ma dostęp do danych (np. operator płatności), 

• określić, jak długo dane będą przechowywane. 

Brzmi poważnie? Tak, bo brak tych informacji może skutkować karą od UODO lub utratą zaufania klientów. 

Elementy polityki prywatności zgodnej z RODO

Dobra polityka prywatności to taka, która nie tylko spełnia wymagania prawa, ale też jest zrozumiała dla klienta. Poniżej omawiamy najważniejsze elementy – każdy z przykładami i wyjaśnieniem. 

Informacja o administratorze danych

To podstawa. Klient musi wiedzieć, kto odpowiada za jego dane. Podaj pełną nazwę firmy, NIP, dane kontaktowe i adres siedziby. Przykład: 

Administratorem danych osobowych jest XYZ Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Przykładowej 1, kontakt: rodo@xyz.pl

Podstawy prawne przetwarzania danych

Nie wystarczy napisać „przetwarzamy dane zgodnie z RODO”. Musisz wskazać konkretne podstawy prawne. Np.: 

• Zamówienie w sklepie = przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). 

• Newsletter = art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda). 

• Obsługa reklamacji = art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny). 

Czas przechowywania danych

Nie możesz przechowywać danych „na zawsze”. Musisz jasno określić, jak długo trzymasz dane klientów. Przykładowo: 

• Dane z zamówienia – np. 5 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi). 

• Dane marketingowe – np. do momentu cofnięcia zgody. 

• Dane z formularzy kontaktowych – np. do 12 miesięcy po ostatnim kontakcie. 

Prawa użytkownika

Twoja polityka powinna nie tylko wymieniać prawa, ale też tłumaczyć, jak z nich skorzystać. Np.: 

Każdy użytkownik ma prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Wniosek można złożyć na adres rodo@xyz.pl

Pliki cookies i zgody

To jeden z najczęściej pomijanych obszarów. Jeśli korzystasz z narzędzi analitycznych, reklamowych lub społecznościowych, musisz: 

• poinformować, że używasz cookies, 

• wyjaśnić, po co to robisz (np. remarketing, analiza ruchu), 

• wdrożyć panel zarządzania zgodami (np. CMP), 

• zapewnić możliwość wycofania zgody. 

Jeśli używasz ciasteczek marketingowych bez zgody – narażasz się na poważne ryzyko prawne. 

Jak często aktualizować politykę prywatności? 

Polityka prywatności nie może być dokumentem „na lata”. Powinna żyć razem z Twoim biznesem. Aktualizuj ją zawsze, gdy: 

• zmienisz dostawców usług (np. nowy operator płatności, nowa platforma sklepu), 

• dodasz nowe funkcje (np. konto użytkownika, czat AI), 

• zmienią się przepisy lub wytyczne organów (np. EROD, UODO). 

Minimalna praktyka to przegląd raz w roku – najlepiej z prawnikiem. 

Czy wzór polityki wystarczy? – najczęstsze błędy 

Niestety, większość wzorów z internetu: 

• nie uwzględnia realiów konkretnego sklepu, 

• zawiera nieaktualne klauzule, 

• miesza podstawy prawne, 

• kopiuje treść z branż zupełnie niepowiązanych z e-commerce. 

Przykład błędu? Polityka, która wspomina o danych pracowników, mimo że sklep nie prowadzi rekrutacji. 

Największy problem: brak spójności między tym, co robisz, a tym, co deklarujesz. Jeśli piszesz, że dane usuwasz po 6 miesiącach, a faktycznie trzymasz je przez 5 lat – narażasz się na kontrolę i sankcje. 

 Pomoc prawnika w tworzeniu dokumentacji RODO 

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja polityka prywatności naprawdę chroni Twoją firmę, a nie tylko „jest w stopce”, skorzystaj z pomocy specjalisty. 

W ramach Firmowego Prawnika możesz korzystać z modelu subskrypcyjnego – masz dostęp do prawnika, który zareaguje w 24h i pomoże Ci na bieżąco aktualizować dokumentację RODO. 

Dodatkowo będąc subskrybentem Firmowego Prawnika uzyskujesz bezpłatny dostęp do generatora umów Legal Torch, gdzie możesz z łatwością wygenerować swoją dokumentację RODO na wzorze opracowanym przez prawnika. Sprawdź jakie to proste już teraz! 

Nie ryzykuj sankcji za nieprawidłową politykę prywatności. Zamów audyt RODO lub skorzystaj z naszej subskrypcji prawnej. 

Klauzula informacyjna: Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Aby mieć pewność zgodności z przepisami, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych osobowych.